Rubicon Leisure ha raggiunto l'81% dei pagamenti ricorrenti con PerfectGym

In quanto centro ricreativo moderno, Rubicon aveva bisogno di una soluzione di gestione personalizzata che rispondesse alle sue esigenze aziendali. Per avere un sistema potente, basato sul cloud e sicuro per proteggere i dati dei soci, si è rivolta a PerfectGym per una soluzione su misura che le permettesse di gestire efficacemente tutte le operazioni aziendali.

Gli obiettivi principali di Rubicon erano

• disporre di un sistema che permettesse una gestione senza problemi di più strutture
• Offrire ai propri soci soluzioni di iscrizione e prenotazione online e self-service.
• Fornire una serie di opzioni di pagamento convenienti
• automatizzare la comunicazione con i soci
• Gestire l'accesso a diverse zone
• disporre di strumenti di reporting avanzati per prendere decisioni migliori e basate sui dati.

PerfectGym ha collaborato strettamente con Rubicon per raggiungere tutti gli obiettivi aziendali. Leggete come PerfectGym supporta la trasformazione digitale del centro ricreativo più importante del Regno Unito.

Perché Rubicon ha scelto PerfectGym?

"Abbiamo iniziato il nostro percorso di trasformazione digitale con PerfectGym perché hanno capito che non stavamo cercando solo una soluzione software", spiega John Oxley, amministratore delegato di Rubicon Leisure. "PerfectGym si è dimostrata più capace di chiunque altro di ascoltare le nostre esigenze".

Uno degli obiettivi di Rubicon è quello di spostare il processo decisionale dall'istinto all'intuizione. Una gestione efficace dei dati e dei pagamenti è fondamentale per un centro ricreativo che ospita 3.400 membri.

"I cruscotti all'interno dell'ambiente PerfectGym presentano dati reali in un istante, permettendoci di capire esattamente l'andamento della nostra attività in quel momento", afferma John. "Questo ci permette di prendere decisioni molto migliori e informate rispetto al passato".

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Stadio Abbey

Rubicon ha elaborato con successo il 97% dei pagamenti ricorrenti

PerfectGym si integra perfettamente con i principali fornitori di pagamenti e Rubicon ha deciso strategicamente di passare dalla precedente piattaforma di elaborazione a GoCardless e Stripe. Questo ha incrementato i tassi di incasso automatizzando il processo e sospendendo prontamente l'accesso al club per i soci che non hanno effettuato i pagamenti.

"L'integrazione con altri software era la nostra ambizione in Rubicon", afferma John Oxley. "La raccolta di addebiti da GoCardless, la raccolta di contanti da Stripe e le connessioni API senza soluzione di continuità ci permettono di collegare questa rete digitale più ampia e di offrire un'esperienza eccezionale ai soci".

Grazie alle integrazioni con GoCardless e Stripe, Rubicon ha registrato l'81,27% dei pagamenti ricorrenti. Questo non solo ha fatto risparmiare tempo prezioso al personale della reception, ma ha anche garantito che il 97% dei pagamenti venisse elaborato con successo.

George Doran, responsabile commerciale di Rubicon, sottolinea il sostanziale miglioramento apportato da questo cambiamento, affermando: "È un grande miglioramento. Il costo amministrativo con GoCardless è simile a quello che pagavamo prima, ma riteniamo che noi e i nostri clienti abbiamo un servizio molto migliore".

Il modulo Corsi ha portato a un aumento del 30% dei nuovi membri

Il modulo Corsi è essenziale per Rubicon, in quanto consente di tracciare in modo efficiente i pagamenti e di gestire i dati dei soci. Ha svolto un ruolo cruciale nel risolvere una sfida significativa affrontata dal centro, in particolare per quanto riguarda i programmi di nuoto e golf, con circa 1500 persone iscritte.

Scott Brinkworth, direttore generale di Rubicon Leisure, afferma che il modulo Corsi ha migliorato le operazioni del centro e ha massimizzato la capacità del suo programma di nuoto di punta. "Abbiamo iniziato con mille iscritti al programma di nuoto. Da quando abbiamo introdotto PerfectGym, siamo arrivati a 1300. Questo è dovuto principalmente al miglioramento della comunicazione e delle operazioni con il sistema PerfectGym".

"Non c'era comunicazione tra il sistema che raccoglieva i pagamenti per il nuoto e i nuotatori effettivi e i loro conti. Questo significava che qualcuno non poteva pagare e che il bambino avrebbe continuato a frequentare le lezioni a tempo indeterminato, senza che noi lo sapessimo", spiega George Doran. "Stiamo anche utilizzando la funzione di lista d'attesa e il CRM per gestire le richieste di informazioni per il nostro programma di lezioni di nuoto e riempire rapidamente gli spazi del programma non appena si aprono".

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L'86% dei soci Rubicon è un utente attivo dell'app mobile

L'86% dei soci, esclusi i partecipanti al programma di nuoto, utilizza l'app mobile. "Ha già migliorato enormemente la nostra attività", spiega George. "La possibilità di prenotare e accedere al club è fantastica. La usiamo per inviare notifiche push di promemoria per l'inizio delle lezioni e per l'apertura della lista d'attesa".

Dare il pieno controllo sulle iscrizioni è stato un passo fondamentale per dare ai soci la possibilità di gestire le prenotazioni, consentendo a Rubicon di migliorare la capacità delle classi. Con il 33% delle prenotazioni cancellate in anticipo, i messaggi automatici hanno riempito oltre il 60% di questi slot cancellati attraverso una lista d'attesa.

Inoltre, il 17% dei soci si è iscritto tramite il portale clienti, consentendo al personale della reception di gestire il proprio tempo in modo più efficiente. Per le iscrizioni a pagamento, Rubicon utilizza un modulo di e-commerce. Si rivela una soluzione efficace per le prenotazioni una tantum per i non soci che vogliono rilassarsi giocando a golf o a badminton nel centro.

I buoni hanno influenzato il 25% degli acquisti dei soci

Rubicon sfrutta l'Automation Centre per aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione dei soci con e-mail, SMS, notifiche push e voucher automatizzati. Garantire che i soci ricevano comunicazioni tempestive e pertinenti li aiuta a rimanere informati e connessi alla comunità.

"Usiamo l'Automation Centre praticamente per tutto. Email di benvenuto quando ci si iscrive, notifiche sulla prenotazione delle classi, sulla lista d'attesa, sulla disponibilità delle classi, promemoria di pagamento, conferma della prenotazione della struttura, avvisi di cancellazione ecc. "I clienti hanno dichiarato di essere contenti di ricevere ora la conferma di prenotazioni e iscrizioni, mentre prima non la ricevevano, e quindi ora possono stare tranquilli".

Grazie a coupon facili da creare, Rubicon offre prezzi speciali per varie occasioni. Un quarto degli acquisti è stato effettuato con sconti, dimostrando che i buoni sono una tecnica utile per attirare nuovi membri. I più richiesti sono stati l'esonero dalla quota di iscrizione e gli sconti sull'acquisto dei soci.

Nel primo trimestre del 2023, il numero di soci è cresciuto del 24%. "Offriamo iscrizioni mensili a rotazione e iscrizioni annuali a saldo. Offriamo una serie di iscrizioni agevolate, pacchetti per famiglie e opzioni di prezzo per il programma di nuoto", spiega George. "La possibilità di personalizzare le iscrizioni è importante per noi perché, in quanto parte dell'autorità locale, offriamo una serie di programmi sostenuti che consentono l'accesso a periodi scontati".

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Riflessioni conclusive

Grazie al supporto dell'Implementation Manager e del Customer Success team di PerfectGym, Rubicon è in grado di sfruttare tutta la potenza del sistema di gestione scalabile. Nonostante l'implementazione a distanza, il management è rimasto soddisfatto del processo.

"L'attenzione che ci hanno prestato durante la fase di approvvigionamento e i contatti con la Polonia sono stati di prim'ordine, il che ci ha dato la certezza che l'implementazione avrebbe seguito lo stesso percorso", conclude John Oxley. "Abbiamo avuto il controllo dei tempi, e questo è importante perché non possiamo interrompere l'esperienza del cliente, e vogliamo che l'esperienza del cliente sia assolutamente corretta".

L'obiettivo principale di PerfectGym è stato quello di adattare la soluzione alle esigenze aziendali specifiche. Grazie alle integrazioni e ai pagamenti ricorrenti, Rubicon è stata in grado di aumentare le entrate. Inoltre, la comunicazione automatizzata ha permesso di entrare efficacemente in contatto con i membri, migliorando i tassi di fidelizzazione.

Con il modulo di gestione dei corsi di PerfectGym, Rubicon ha ora un maggiore controllo sul programma di nuoto e facilita il lavoro degli istruttori. "Siamo passati da un sistema di iscrizione inesistente a uno brillante", conclude George Doran. "PerfectGym è stato rivoluzionario per noi".

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