Rubicon Leisure bereikt 81% terugkerende betalingen met PerfectGym

Als modern vrijetijdscentrum had Rubicon een managementoplossing op maat nodig die aan de behoeften van het bedrijf voldeed. In hun streven naar een krachtig, cloudgebaseerd en veilig systeem om de gegevens van de leden te beschermen, wendden ze zich tot PerfectGym voor een op maat gemaakte oplossing waarmee ze alle bedrijfsactiviteiten effectief kunnen beheren.

De belangrijkste doelstellingen voor Rubicon waren

• Een systeem hebben dat probleemloos beheer van meerdere faciliteiten mogelijk maakt.
• De leden online, self-service lidmaatschaps- en boekingsoplossingen bieden
• Een verscheidenheid aan handige betalingsopties bieden
• Communicatie met leden automatiseren
• Toegang in verschillende zones kunnen beheren
• Geavanceerde rapportagetools voor betere, datagestuurde beslissingen

PerfectGym werkte nauw samen met Rubicon om alle bedrijfsdoelstellingen te behalen. Lees hoe PerfectGym de digitale transformatie van het meest prominente vrijetijdscentrum in het Verenigd Koninkrijk ondersteunt.

Waarom koos Rubicon voor PerfectGym?

"We zijn onze digitale transformatie begonnen met PerfectGym omdat zij begrepen dat we niet alleen op zoek waren naar een softwareoplossing," legt John Oxley, managing director van Rubicon Leisure, uit. "PerfectGym bleek beter dan wie dan ook in staat om naar onze behoeften te luisteren.

Een van de doelstellingen van Rubicon draait om het verschuiven van besluitvorming van instinct naar inzicht. Effectief beheer van gegevens en betalingen is cruciaal voor een recreatiecentrum dat plaats biedt aan 3.400 leden.

"De dashboards in de PerfectGym-omgeving presenteren real live gegevens in een oogwenk, waardoor we precies begrijpen hoe onze business op dat moment presteert", zegt John. "Dat zorgt voor veel betere en beter geïnformeerde besluitvorming dan we tot nu toe hadden".

Afbeelding

Abdij Stadion

Rubicon heeft 97% van de terugkerende betalingen met succes verwerkt

PerfectGym integreert naadloos met toonaangevende betalingsproviders en Rubicon besloot strategisch om van het vorige verwerkingsplatform over te stappen op GoCardless en Stripe. Dit verhoogde de inningspercentages door het proces te automatiseren en onmiddellijk de toegang tot de club op te schorten voor leden die hun betalingen niet hebben voldaan.

"Integratie met andere software was onze ambitie bij Rubicon", zegt John Oxley. "Incasso van GoCardless, incasso van Stripe en naadloze API-verbindingen stellen ons in staat om dit bredere digitale netwerk aan te sluiten en een uitzonderlijke ledenervaring te leveren."

Dankzij de integraties met GoCardless en Stripe registreerde Rubicon 81,27% van de terugkerende betalingen. Dit bespaarde niet alleen kostbare tijd voor het receptiepersoneel, maar zorgde er ook voor dat 97% van de betalingen succesvol werd verwerkt.

George Doran, de Commercial Manager bij Rubicon, benadrukt de aanzienlijke verbetering die deze verandering teweeg heeft gebracht: "Het is een enorme verbetering. De administratieve kosten met GoCardless zijn vergelijkbaar met wat we voorheen betaalden, maar we hebben het gevoel dat wij en onze klanten een veel betere service hebben."

De cursussenmodule leidde tot een toename van 30% in nieuwe leden

De module Cursussen is essentieel voor Rubicon omdat het het mogelijk maakt betalingen efficiënt bij te houden en gegevens van leden te beheren. Het speelde een cruciale rol bij het oplossen van een belangrijke uitdaging voor het centrum, met name met betrekking tot de zwem- en golfprogramma's, met ongeveer 1500 ingeschreven personen.

Scott Brinkworth, General Manager bij Rubicon Leisure, zegt dat de Courses-module de activiteiten van het centrum heeft verbeterd en de capaciteit van het zwemprogramma heeft gemaximaliseerd. "We begonnen met duizend ingeschreven leden in het zwemprogramma. Sinds we PerfectGym hebben, zitten we nu op 1300 leden. Dit is voornamelijk te danken aan de verbeterde communicatie en werking met het PerfectGym-systeem".

"Er was geen communicatie tussen het systeem dat de betalingen voor het zwemmen registreerde en de daadwerkelijke zwemmers en hun accounts. Dit betekende dat iemand niet kon betalen en dat het kind voor onbepaalde tijd doorging met de lessen, zonder dat wij dat wisten", legt George Doran uit. "We gebruiken ook de wachtlijstfunctie en CRM om aanvragen voor ons zwemlesprogramma af te handelen en snel plekken in het programma te vullen als die vrijkomen."

Afbeelding

86% van de Rubicon-leden is actief gebruiker van de mobiele app

86% van de leden, met uitzondering van de deelnemers aan het zwemprogramma, gebruikt de mobiele app. "Het heeft onze business al enorm verbeterd," legt George uit. "De mogelijkheid om te boeken en toegang te krijgen tot de club is briljant. We gebruiken het om pushberichten te sturen voor lessen die beginnen en wanneer de wachtlijst opengaat."

Het geven van volledige controle over hun lidmaatschap was een belangrijke stap om leden in staat te stellen boekingen te beheren, waardoor Rubicon de capaciteit van de lessen kon verbeteren. Met 33% van de boekingen die van tevoren werden geannuleerd, vulden geautomatiseerde berichten meer dan 60% van deze geannuleerde plaatsen via een wachtlijst.

Daarnaast schreef 17% van de leden zich in via het klantenportaal, waardoor het receptiepersoneel zijn tijd efficiënter kon beheren. Voor pay-as-you-play inschrijvingen gebruikt Rubicon een e-commerce module. Het blijkt een effectieve oplossing voor eenmalige boekingen voor niet-leden die willen ontspannen met golf of badminton in het centrum.

Vouchers beïnvloeden 25% van de lidmaatschapsaankopen

Rubicon maakt gebruik van het Automation Centre om de tevredenheid en retentie van leden te verhogen met geautomatiseerde e-mail, sms, pushberichten en vouchers. Door ervoor te zorgen dat leden tijdige en relevante communicatie ontvangen, blijven ze op de hoogte en verbonden met de gemeenschap.

"We gebruiken het Automation Centre voor zo'n beetje alles. Welkomstmails als je lid wordt, meldingen over het boeken van lessen, wachtlijsten, beschikbaarheid van lessen, betalingsherinneringen, boekingsbevestigingen, annuleringsmeldingen enzovoort," zegt George Doran. "Klanten hebben gezegd dat ze blij zijn dat ze nu een bevestiging krijgen van dingen zoals boekingen en inschrijvingen, terwijl dat voorheen niet zo was.

Met eenvoudig te maken coupons biedt Rubicon speciale prijzen voor verschillende gelegenheden. Een kwart van de aankopen werd gedaan met kortingen, wat bewijst dat coupons een nuttige techniek zijn om nieuwe leden aan te trekken. Het populairst waren kortingen op lidmaatschapsgeld en kortingen op de aankoop van een lidmaatschap.

In het eerste kwartaal van 2023 groeide het aantal leden met 24%. "We bieden maandelijkse lidmaatschappen die doorrollen en volledig betaalde jaarlidmaatschappen. We bieden een aantal voordelige lidmaatschappen, gezinspakketten en prijsopties voor het zwemprogramma," vertelt George. "De mogelijkheid om lidmaatschappen aan te passen is belangrijk voor ons omdat we, als onderdeel van de lokale overheid, een aantal ondersteunde programma's aanbieden die korting geven voor periodes."

Afbeelding

Afsluitende gedachten

Met de ondersteuning van de implementatiemanager en het succesteam van PerfectGym kan Rubicon de volledige kracht van het schaalbare beheersysteem benutten. Ondanks de implementatie op afstand was het management tevreden over het proces.

"De aandacht die ze ons gaven tijdens de inkoopfase en het contact dat we hadden met Polen was eersteklas, wat ons het vertrouwen gaf dat de implementatie op dezelfde manier zou verlopen," concludeert John Oxley. "We hebben het tijdschema onder controle gehad en dat is belangrijk omdat we de klantervaring niet mogen verstoren en we willen dat de klantervaring absoluut goed is".

De oplossing afstemmen op de unieke bedrijfsbehoeften was het belangrijkste doel voor PerfectGym. Dankzij naadloze integraties en terugkerende betalingen heeft Rubicon zijn omzet kunnen verhogen. Daarnaast heeft geautomatiseerde communicatie het mogelijk gemaakt om effectief in contact te komen met leden, wat resulteerde in een verbeterde retentiegraad.

Met de cursussenbeheermodule van PerfectGym heeft Rubicon nu meer controle over het zwemprogramma en wordt het werk van de trainers gemakkelijker. "We zijn van geen lidmaatschapssysteem naar een briljant systeem gegaan," concludeert George Doran. "PerfectGym is revolutionair voor ons geweest."

Voor welke uitdagingen staat uw bedrijf? Plan een demopresentatie en ontdek hoe PerfectGym u kan helpen uw doelen te bereiken.