Point-of-Sale-systemen kunnen de druk verlichten van de dagelijkse workflow in fitnessclubs en het financieel beheer, maar het zijn de speciale, high-end POS-systemen die clubmanagers de juiste instrumenten geven om hun bedrijf te laten groeien.
Het runnen van een fitnessclub kent vele facetten; processen, klantenzorg, financiën en het onderhoud van de apparatuur zijn er slechts enkele van. Clubeigenaars moeten een heleboel platen tegelijk laten draaien om een fitnessclub te laten werken. En als er één plaat valt en kapotgaat, kan dat soms een ramp betekenen voor de hele show.
Ja, fitnessclubmanagement is moeilijk.
Maar er is één geheim wapen dat de meeste clubs niet gebruiken voor hun zaak: Een geavanceerd Point of Sale (POS) systeem.
Als POS-software ten volle wordt benut, kan het de dagelijkse gang van zaken in uw fitnessclub vereenvoudigen. Het is als het oog in de lucht dat alles weet wat er gebeurt op het terrein van uw fitnessclub.
In principe kunnen holistische Point-of-Sale-systemen de operationele processen demystificeren, uw club financieel beter beheren en ook het geluk van uw leden verhogen.
In dit artikel leert u:
Ondanks de naam zijn POS-systemen niet alleen bedoeld om aan de balie transacties te verrichten met clubleden. De beste digitale kassasystemen kunnen het bedrag dat leden in uw club uitgeven zelfs verhogen en de administratieve processen ook versnellen.
Maar in fitnessclubs gebruiken eigenaars meestal verschillende systemen om hun club te beheren. Dit kan ingewikkeld zijn om bij te houden, waardoor u in een warboel van rapporten terechtkomt en blind bent voor het snel verzamelen van informatie.
Ook kunnen verouderde systemen temperamentvol worden, waardoor uw systeem overbelast raakt door de overvloed aan informatie en geneigd is te crashen. Dergelijke voorvallen kunnen uw club tot stilstand brengen en leden gefrustreerd achterlaten door het gebrek aan actie die uw baliepersoneel kan uitvoeren.
Goede POS-software kan echter een nieuw niveau van efficiëntie aan uw receptie brengen, waardoor uw faciliteit professioneler, vlotter en behulpzamer wordt voor uw fitnessleden.
De fitnessindustrie groeit exponentieel, wat betekent dat consumenten zich meer bewust worden van hun welzijn. Dit heeft ook geleid tot een toename van concurrerende fitnessalternatieven zoals workout-apps en slimme fitnessapparaten voor thuisgebruik. Om in de race te blijven en uw bedrijf te laten groeien, moet uw centrum draaien als een goed geoliede machine.
Jongeren zijn de meest voorkomende demografische die actie ondernemen met hun fitness op dit moment, ze zijn gewend aan bliksemsnelle systemen en intuïtieve mobiele betaalprocessen. De benchmark wordt hoger en hoger, dus is het niet meer dan logisch dat fitnessclubs hun POS-software moeten inruilen voor slimmere modellen om aan deze verwachting te voldoen
Omdat de verwachtingen van fitnessleden steeds hoger worden, eisen zij een snellere service en moeiteloze toegang tot al uw faciliteiten. Uw personeel kan echter niet overal zijn en alles tegelijk weten. Menselijke fouten kunnen uw bedrijf veel kosten. Daarom heeft uw team een beetje hulp nodig om de zorg te leveren die leden zoeken.
Door gebruik te maken van één POS-systeem voor boekingen, betalingen, cliëntregistratie, notities, inventaris, analyses en rapporten kan uw hele team inloggen en werken vanuit één systeem, waardoor maandelijkse rapportage ook voor u een stuk eenvoudiger wordt.
Wanneer uw klanten naar een les vragen, is dit een uitgelezen kans om niet alleen de inkomsten van uw fitnessclub te verhogen, maar ook om uw unieke verkoopvoorstel te laten zien. Lessen zijn niet alleen fitnesservaringen, maar ook ervaringen die een band scheppen.
Maar door verouderde systemen of een complexe UX kan het boekingsproces soms een vervelend en langdurig proces zijn voor personeel of leden die zelfbedieningskiosken gebruiken. Maar met een multifunctioneel systeem zoals PerfectGym kan het baliepersoneel een les boeken, een rekening in rekening brengen, de betaling in ontvangst nemen en herinneringen versturen, allemaal binnen het Point of Sale systeem.
Het reactievermogen van uw kassasoftware kan uw klantenservice verbeteren door uw leden meer gemak en gemoedsrust te bieden tijdens hun bezoek aan de sportschool.
Ook het hebben van uw klasse en PT boekingen geïntegreerd met uw club management systeem betekent dat je het grotere beeld te krijgen over hoe goed de klas opkomst doet, welke tijd slots zijn het meest populair en welk type van de opleiding of instructeur is het meest gewild door middel van het genereren van rapporten en het gebruik van de gegevens in uw e-mail marketing.
Informatie als deze kan u helpen om betere groeistrategieën voor uw fitness faciliteit op te bouwen, alsmede potentiële lekken in uw inkomstenstromen te dichten.
Hoewel al uw leden naar uw faciliteit komen voor hun gezondheid en fitness, zijn het nog steeds individuen met unieke behoeften en wensen, wat betekent dat ze ook persoonlijke zorg nodig hebben.
Met de heersende automatisering en veralgemeende diensten, komen een beetje begrip en menselijke zorg tegenwoordig een heel eind bij het opbouwen van loyaliteit tussen fitnessleden en clubs. Uit een studie van Wunderman heeft aangetoond dat Amerikaanse consumenten de voorkeur geven aan merken die een hoger niveau van klantenservice bieden. Het gebruik van klantennotities in een POS-systeem voor fitnessclubs kan een belangrijke rol spelen bij het leveren van die zorg.
Door uw personeel aan te moedigen hun opmerkingen over de leden met wie ze in contact komen te noteren, kan uw club meer gepersonaliseerde diensten aan hen aanbieden.
Als iemand bijvoorbeeld opmerkt dat het lid altijd een proteïnereep koopt als ze de sportschool verlaat, kunt u een notitie toevoegen: "Bied Martha een proteïnereep met gezouten karamel aan. Als het afgeprijsd is, raad haar dan aan er meerdere te kopen."
Een aanbieding als deze is relevant voor het lid, wat betekent dat ze eerder geneigd zullen zijn om te kopen.
Niet alleen geeft dit uw leden het gevoel dat er voor ze wordt gezorgd, maar het helpt ook uw verkoopcijfers te verhogen.
Of u nu een budget sportschool, een boetiek of een luxemerk bent, uw leden verwachten schone, hygiënische faciliteiten. Maar ze willen ook niet zitten wachten tot de ruimtes en apparatuur schoon zijn.
Als u een sportschool heeft die 24 uur per dag, 7 dagen per week open is, kan dat een hele opgave lijken, maar met een POS-systeem dat geïntegreerd is met uw elektronisch aangedreven lockers, kunt u de capaciteit van de kleedkamer met gemak bekijken.
Op deze manier kunt u de kleedkamers schoonmaken wanneer er weinig capaciteit is, zodat uw faciliteit altijd klaar is voor gebruik door de leden.
Bovendien zal uw baliepersoneel met een geavanceerd POS-systeem de mogelijkheid hebben om elektronisch te communiceren met de lockers. Als iemand tijdens het sporten de toegang tot zijn lidmaatschapskaart of lockerkaart verliest of vergeet welke locker van hem is, kan uw team zien welke locker het lid heeft gekozen en deze op afstand ook voor hem ontgrendelen.
Secundaire uitgaven, of nevenuitgaven, zijn alle extra inkomsten die worden gegenereerd door de verkoop van iets dat niet in de hoofdinkomstenstroom van de sportschool zit. Items zoals sportkleding, proteïnepoeders of kookboeken over voeding zijn voorbeelden van secundaire uitgaven.
Tegenwoordig verwachten consumenten dat ze veel van de oplossingen die ze zoeken op één plek kunnen vinden. In fitnesstermen betekent dit dat wanneer leden uw fitnessclub bezoeken, zij willen dat u meer aanbiedt dan alleen elliptische toestellen en loopbanden. Ze verwachten dat u hen ook andere gezondheidsgerelateerde oplossingen biedt.
Sportscholen zijn op deze nieuwe vraag ingesprongen door hun secundaire uitgavenproducten uit te breiden.
Equinox is de koning van de secundaire uitgaven. Het merk heeft een merk van luxe en exclusiviteit opgebouwd en biedt spadiensten, waterflessen van eigen merk, kleding en, met een duik in de reisindustrie, zal het later in het jaar een fitnessretraite-product en een luxe fitnesshotel lanceren.
Naast de verbeterde ledenervaring en extra inkomsten kunnen secundaire uitgaven echter ook meer operationele complexiteit met zich meebrengen.
Geavanceerde kassasystemen kunnen uw personeel helpen bij het genereren van verkopen, het beheren van de voorraad en het afhandelen en opslaan van betalingstransacties voor goederen die secundair worden uitgegeven.
Met de slimme bestedingsaanbevelingen van PerfectGym bijvoorbeeld, zal onze kassasoftware daadwerkelijk producten aanbevelen die uw lid leuk zou kunnen vinden of nodig zou kunnen hebben. Net zoals bij Amazon analyseert de software de gegevens van uw leden en koppelt deze aan de producten die uw sportschool aanbiedt.
Door een dergelijke functie te gebruiken, kan uw personeel producten aanbieden die echt nuttig zijn voor uw klant.
Met een dergelijk systeem in uw sportschool kunt u uw extra inkomsten echt verhogen en uw service een extra persoonlijk tintje geven.
POS-systemen voor fitnessclubs kunnen alle transacties van uw club op één plaats bijhouden. Het kan u tonen wie betaald heeft, wie de betaling verwerkt heeft en wanneer. Dit betekent dat u veel verschillende soorten financiële rapporten kunt exporteren met een paar eenvoudige klikken. Met een dergelijke functie bent u in staat om alle inkomsten in uw club te volgen, en nog belangrijker, waar deze inkomsten vandaan komen.
Misschien ontdekt u dat uw lessen het geweldig doen, maar dat uw lidmaatschapsinkomsten laag zijn. Of dat u meer levert dan wordt gevraagd met uw secundaire uitgavenproducten.
Wat de situatie ook is, met duidelijke financiële rapporten die door een geavanceerd Point-of-Sale-systeem worden gegenereerd, bent u in een beter geïnformeerde positie om gegevensgestuurde managementbeslissingen voor uw club te nemen.
Bovendien kan een dergelijke naadloze rapportage ook een enorme hulp zijn bij het nauwkeurig rapporteren van uw belastingen en het toekennen van commissievergoedingen aan uw team.
Goede POS-systemen houden niet alleen de financiële transacties van uw fitnessclub bij, maar kunnen ook bijhouden wie van uw medewerkers de verkoop heeft gedaan.
Het bijhouden van een logboek van de verkopen van uw receptiemedewerkers kan u helpen om uw teamleden nauwkeurig te belonen met commissies. Het geeft u ook de kans om te zien welke teamleden de meeste lidmaatschaps- of secundaire uitgaven hebben verkocht en welk teamlid achterloopt. Zulke overzichten kunnen u echt inzicht geven in hoe goed uw team presteert.
Daarnaast kan het zien van achterblijvende verkopen door uw team u inspireren om samen te brainstormen over hoe u uw ledenaantallen en productaankopen kunt verhogen.
Met PerfectGym's Club Management Software kunnen clubeigenaren verschillende commissieregels instellen, afhankelijk van de club, het type personeel en de behaalde verkoopcijfers. Het reeds geïntegreerde PerfectGym kassasysteem kan vervolgens bijhouden welk teamlid een frontdeskverkoop heeft gedaan en die informatie direct terugsturen naar het clubmanagementsysteem waar u eenvoudig commissierapporten kunt bekijken.
Welke functies heeft een geweldige POS-software?
Niet alle Point of Sale-systemen zijn gelijk. Sommige POS-systemen bieden alleen de kale verkoopfunctionaliteit voor fitnessclubs. En als u alleen de kale diensten aanbiedt, kan dat werken voor uw fitnessclub.
Maar op lange termijn kunnen basis POS-systemen de groei van sommige fitnesscentra niet altijd aan. Dit leidt tot technische problemen en breuken in de dienstverlening aan de leden. Daarom is het belangrijk om een kassasysteem te gebruiken dat al uw toekomstige uitbreidingsplannen kan beheren.
Hier is waar u op moet letten als u op zoek bent naar een kassasysteem voor sportscholen:
Een kassasysteem voor sportscholen kan alle mooie details en functies hebben, maar als de gebruikerservaring lijkt op het dashboard van de Starship Enterprise, dan heeft het echt geen zin dat uw personeel het gebruikt. Het zal alleen maar eindigen in frustratie en op het einde, een POS-systeem wordt verondersteld om het leven gemakkelijker te maken voor u en uw team, niet moeilijker.
Inderdaad, geavanceerde POS-systemen zijn complexe en multifunctionele stukken van de techniek, maar dat betekent niet dat het moet ingewikkeld zijn om te gebruiken.
De UX van een geweldig POS systeem zal hebben:
Online kassasystemen zouden minder papierwerk voor uw bedrijf moeten betekenen. Voorbij zijn de dagen waar elk lid dat u ooit had een papieren contract had ergens opgeborgen in een donkere kast.
Online contracten helpen niet alleen het milieu, maar ze besparen u ook heel wat printcartridges en papieraankopen, en ze maken het leven van uw klanten gemakkelijker. Niemand wil omkijken naar een hard copy van hun contract, stuur het in plaats daarvan naar hen, zodat ze het als een digitaal exemplaar op hun eigen schijf kunnen bewaren.
Dus hoe moeten leden hun contract ondertekenen als ze het niet fysiek kunnen ondertekenen? Met een E-handtekening. In plaats van pen en papier, kunnen uw leden een stylus en een elektronische Digipad gebruiken om hun naam te ondertekenen. De stylus en de pad bootsen dan de bewegingen na om het digitale contract te ondertekenen.
Met een digitaal contract hoeft u niets meer fysiek in te vullen en zijn de gegevens van uw leden op één plaats veilig. U kunt deze gegevens zelfs automatisch in uw CMS halen om ledenprofielen aan te maken met de clubmanagementsoftware van PerfectGym.
De registratie van nieuwe leden verloopt daardoor eenvoudiger en sneller en uw personeel kan zich richten op belangrijke zaken zoals het onboarden van faciliteiten of het verhogen van de aanwezigheid van lessen.
Heeft u wel eens snel iets nodig gehad, maar is uw computer op dat moment vastgelopen, traag geladen of gecrasht? De frustratie die u voelt als u efficiëntie nodig hebt en iets u tegenhoudt, is ongeëvenaard.
Stelt u zich eens voor dat uw team of uzelf datzelfde gevoel zou moeten doormaken telkens wanneer ze een betaling doorvoeren. Stelt u zich eens voor hoe uw leden zich daarover zouden voelen?
Aan het eind van de dag moet uw sportschool kassasysteem één ding heel goed doen, betalingen verwerken. De meeste mensen betalen niet met contant geld en dankzij de mobiele technologie gebruiken de meeste mensen niet eens meer een fysieke kaart. Daarom moeten de beste kassasystemen voor sportscholen krachtig genoeg zijn om betalingen snel te verwerken en robuust genoeg om elk type betaling te aanvaarden.
Vergeet niet dat uw kassasysteem het leven van uw team moet vergemakkelijken en het leven van uw leden moet vergemakkelijken. Populaire niet-contante betalingstypes die uw leden zouden kunnen gebruiken:
Daarnaast is uw kassasysteem ook verantwoordelijk voor hoe snel en accuraat vragen van klanten worden beantwoord. Als een lid een les wil boeken, een lidgeld wil betalen, toegang wil krijgen of zijn contract wil opzeggen en uw leden kunnen hem niet helpen, zorgt dat voor een vreselijke klantervaring, nog erger als dit tijdens het spitsuur gebeurt.
Uw leden verwachten resultaten, dus het POS-systeem van uw fitnesscentrum mag geen one trick pony zijn.
Multifunctionele POS-systemen kunnen veel processen aan, wat betekent dat ze snellere processors en een hogere output nodig hebben. Ze moeten robuust genoeg zijn om veel taken tegelijk uit te voeren, maar toch slim genoeg om taken efficiënt af te werken. Dergelijke systemen worden natuurlijk niet gratis weggegeven. Maar dit is de enige plaats waar kwaliteit het wint van kwantiteit.
Als u bezuinigt op de kwaliteit en functionaliteit van uw sportschool POS-systeem kan dit leiden tot een aantal operationele nachtmerries op een later tijdstip.
De beste kassasystemen voor sportscholen zullen naadloos kunnen integreren met alle andere software die u kunt gebruiken om uw sportschool te runnen, zodat u alle gegevens op één plaats kunt openen, gebruiken en opslaan.
Het gebruik van veel verschillende systemen kan rommelig zijn. Daarom kunt u integreren, zodat u alle aspecten van uw sportschool kunt beheren. Met een open API kunt u bijvoorbeeld uw toegangscontrole integreren met het kassasysteem van uw club en de toegang vanaf uw receptie regelen. Bij PerfectGym werken we al samen met Gantner, de leider op het gebied van toegangscontrole, zodat onze klanten de aanwezigheidsstatistieken van hun sportschool kunnen bijhouden, niet-betalende leden kunnen blokkeren en lockers en toegangspoorten van hun receptie op afstand kunnen bedienen.
U kunt uw POS-systeem ook integreren met uw clubmanagementsysteem, zodat alle transacties rechtstreeks in uw systeem kunnen worden ingevoerd en er gemakkelijk rapporten kunnen worden gegenereerd. Daarbij kunt u ook de transactietijden bekijken en zien wie de betaling heeft verricht.
Met zoveel gevoelige gegevens die door uw systeem gaan, moet uw POS-software veilig zijn. En met veilig bedoelen we beveiligd tegen toegang van anderen tot de informatie van uw klanten en ook beveiligd tegen technische storingen. Als de stroom uitvalt, of de harde schijf van uw systeem wordt gewist, dan bent u in wezen al uw klantinformatie, verkoopinformatie, inventaris, commissies, financiële rapporten en nog veel meer kwijt.
Zou dat niet hartverscheurend zijn?
Gelukkig zijn de beste POS systemen voorbereid op dergelijke scenario's. Met meerdere cloud hosting die PerfectGym biedt, kunnen de POS gegevens van uw sportschool elke twee uur automatisch worden opgeslagen.
Bovendien kunt u, door de gegevens die u op uw systeem opslaat, een doelwit worden voor cyberhackers die in databases inbreken om gegevens te stelen om door te verkopen aan criminelen.
Als eigenaar van een instelling bent u wettelijk verplicht de beveiliging van de privégegevens van uw leden te waarborgen. De beste manier om dit te doen is door een POS-systeem te installeren dat voorzien is van zware encryptie die in overeenstemming is met de aanbevelingen van de Payment Card Industry Data Security Standard.
De aankoop van een robuust en multifunctioneel kassasysteem kan de dagelijkse workflow in uw fitnesscentrum vergemakkelijken. Betere organisatorische praktijken en beter beheer betekenen dat u niet langer verzuipt in de administratie, maar dat u uw inspanningen kunt richten op het helpen van uw leden en het laten groeien van uw bedrijf.
Als u een stap wilt zetten en meer wilt groeien, kan POS-software voor fitnesscentra u helpen die groei aan te pakken. Met de bovenstaande functies kan uw POS-systeem fungeren als een ander waardevol teamlid dat de rug van uw faciliteit bewaakt.
Plan een afspraak met een gratis demo presentatie om de PerfectGym software!
